使用Word模板自定义输出或打印AX订单

前言：

对于终端用户通称的"报表"其实大体可以分为Statement、Report 和Form，类似合同、订单等这些字段、格式经常改变、打印样式不定的Form单据可以通过Office Word进行输出，以便把开发人员从"画表格"这种即费时间附加值又低的工作中解放出来。

在AX4.0和AX2009中曾经集成了一种通过WORD输出订单或报表的方式：

http://www.cnblogs.com/Farseer1215/archive/2009/03/24/1419180.html

这种方式是通过Word中的Bookmark来进行字段定位，即在AX中为每个要输出的字段定义一个bookmark名称，在Word模板中需要插入字段值的位置也定义bookmark，在创建时AX通过bookmark名称来决定每个值应该写在模板的哪个位置。

这个功能的不足之处是当要输出的字段很多时需要花精力去记录Bookmark名称，否则很容易因为两边名称不一致而出错，并且由于模板与表的关联是在AX的系统管理中操作，通常要AX管理员才有权限操作，因此当打印格式比较多或变化频繁时AX管理员工作量比较大。

AX2012的特色之一是与Office和SharePoint进行了更紧密的集成，通过Office add-ins和SharePoint文档库有了新的输出途径：

系统管理员通过SharePoint建立一个文档库，在AX中将文档库与AX进行连接；模板制作者在Word中通过Office add-ins拖动选择AX中的字段制作模板，再将模板上传到SharePoint文档库中，终端用户就可以在订单等界面选择所需模板进行输出。

因为通常模板由业务部门制作，这样模板制作人员只需要直接与SharePoint进行交互，解放了系统管理，并且由于SharePoint具有权限控制、版本管理（签入、签出）、远程访问等优势，可以避免模板不知道被谁修改这种事情发生。

Contents

1.    创建或检查Query    2

2.    创建Data source    2

3.    创建模板    3

4.    创建SharePoint文档库用于存放模板文件    4

5.    创建Document types    5

6.    上传模板文件到SharePoint文档库    6

7.    同步文档库到AX    7

8.    使用模板    8

9.    查看生成的文档    9

10.    修改模板    10

 

 

1. 创建或检查Query

    

   确保我们要输出的字段都在Query里，因为下面我要创建一张采购订单，在当前Query里已经包含PurchTable和PurchLine两张表。

   

2. 创建Data source

    

   1. 打开Organisation administration > Setup > Document management > Document data sources窗体
   2. 创建一个data source

• Data source type选择 Query reference
• Data source name选择上一步所确定的Query，

1. 点击Activate激活当前Data source。

 

1. 创建模板

    

   1. 打开Word，新建一个空文档
   2. 定位到Dynamics AX选项卡
   3. 点击"添加数据"
   4. 这时能看到在第2步里所有已经激活的data source
   5. 选择我们现在要创建的Purchase updates项

      

   6. Word左侧会显示Query中的字段，现在就是按照我们需要打印的样式画模板了，字段可以直接拖动到需要显示的位置，如下图。

      

 

1. 创建SharePoint文档库用于存放模板文件

    

   1. 在SharePoint中新建一个文档库，起一个名字，本例中为AXDocTempLibrary

       

      

       

   2. 记下网站路径和文档库名称，下一步需要用。

      

 

1. 创建Document types

    

   1. 打开Organisation administration > Setup > Document management > Document types 窗体
   2. 新建一个Type

       

关键字段	值/备注
Class	Template library
Location	设置的是生成的文档存放的方式，本例选择Archive directory，即存放在本地文件夹下，还可以选择保存在SharePointDatabase等其它选项。
Active directory	因为刚才Location选择了Archive directory，所以在此字段设置存放在哪个文件夹，本例选择桌面。
SharePoint site	文档库所在网站，即4.b中所记的内容
Document Library	文档库名称，即4.b中所记的内容

 

1. 保存Document types窗体，可以不关闭，后面还会使用。

 

 

1. 上传模板文件到SharePoint文档库

 

1. 在浏览器中打开步骤4所创建的文档库，点击"添加文档"，选择刚才创建的WORD文件。

   

2. 点击"确定"上传，这时可以看到上传的模板文件。

   

 

1. 同步文档库到AX

   1. 打开Organisation administration > Setup > Document management > Document types 窗体
   2. 选中第5步创建的document types
   3. 点击Synchroise，系统开始同步，完成后会提示同步的模板数量，表格中也会显示已经同步成功的模板名称。
   4. 选中要使用的模板，点击Active激活该模板，已经激活的模板Activated复选框是check状态。

      

 

1. 使用模板

   1. 现在回到采购订单界面
   2. 选中采购订单
   3. 点击Generate from template，可以看到所有激活状态的模板名称，可能会有多个，应用想要使用的。

      

   4. 系统会自动将订单内容输出到WORD中并打开预览

      

 

1. 查看生成的文档

    

   1. 因为在第5步document types中我选择的文档存放路径是桌面，因此每次生成的文档会存放在我的桌面上。

      

   2. 在采购订单界面点击Attachments中可以看到生成记录（时间、类型、模板名称）

      

 

1. 修改模板

    

   1. 打开模板原件或从SharePoint文档库下载模板。
   2. 进行增删字段或格式调整，在本例我增加一个明显的UPDATE标识。

      

   3. 按照步骤6再次上传模板，选择覆盖现有文件

      

   4. 按照步骤8使用模板创建文档，就会发现已经应用了新模板。

      注：修改模板内容不必重复步骤7进行同步，除非新模板与原模板名称 不一样时才需要同步。