在我们在 SharePoint 端设计文档管理解决方案之前我们要了解目前客户在他们已有的系统里是怎么对文档进行使用和管理的。只有了解了当前的使用情况才能根据客户的需求量身定做一套适合他们的有效的解决方案。
那么该怎么样搜集相关的信息呢？经过实践我们发现，如果直接去问他们：你们是怎么样使用文档的？我相信大多数时候我们得不到想要的答案。通常的回复是：我也不知道。或者是十分概括。那么就需要我们去帮助他们了解他们的使用方法以达到我们共同的目标。
整体说来：有一下几个方面的信息我们要搜集.
1, 当前文档的使用这是谁？
- 文档的编辑者
- 文档的作者
- 文档的审查者
- 文档的使用者
还包括一些信息设计到比如网站内容管理（以后会有文章专门讲到）：
谁负责审批发布文档
谁负责把文档转化成记录
谁负责指定文档使用规则（Governance)
2, 文档是怎样被这些人使用的，以下信息可以作为参考：
- 文档类型（比如：入职指导，公司条款）
- 为什么要创建这个文档类型
- 文档类型的作者
- 文档类型的受众
- 文档的格式
- 文档的存放位置：个人电脑里还是公共区域，内网还是外网
那么，有了这些信息后我们要怎样进行分析呢？我们以下面的一个信息为例：
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文档类型 |
类型说明 |
作者 |
使用者 |
其他关联角色 |
存放位置 |
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入职指导 |
帮助新入职的员工了解入职后需要履行的手续 |
HR |
入职员工 |
HR部门经理（审核），COO（终审） |
编辑站点，发布站点 |
那么对这个信息元素我们要怎么分析呢？首先我们看到，作者是一个儿审核的者却不止一个（角色）。那么在实际SharePoint站点中我们就应该使用一个workflow来处理这个业务流。而编辑站点和发布站点也不在一起，那么在设计SharePoint相关部分的时候就需要考虑有一个在两个站点之间传递文档的功能。
再接着进行深层次的一些分析，这个文档是不是敏感文档（举例来说：工资条，体检报告）如果是的话需要 IRM。