六种查找文档的方法及平时要做哪些优化?

时间:2024-03-10 10:35:35

  能否较快找到文档和我们能回想起的关键字等有关,

也和平时是否根据查找方法特点所作的准备有关。

更多的查找方法,可以更好的利用我们能回想起来的内容,去找到

是的,有的时连找到都是困难的,这个时候尝试更多的查找手段,是不错的选择。

 

下面介绍几种常用的查找方法,

及平时我们应该如何根据其特点作些准备

以便时间久了后,我们还能较快的找到。

 

常用的查找方法有:

1.按文件名查找
2.按文件夹展开查找
3.按文档的全文查找
4.按标签查找
5.按日期查找
6.按公式查找

下述均以“文档大师”软件为例,其它软件大同小异。

 

一、按文件名查找

  按文件名查找能瞬间显示出结果,

  是每一个专业的文档管理软件的标配,

  常用几种按文件名查找的方式:

1. 多个关键字的联合查询

2. 指定要查找的一个或多个文件夹

 

1. 多个关键字的联合查询

     两个关键字间用空格区隔,边输入会自动显示出查找结果。

     如下图:


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 2. 指定要查找的一个或多个文件夹

    如下图,点一下“限定分类” ,然后在分类树中勾选要查找的分类。

   这个方法,在Everything要输入文件夹名称,会比较不方便,

   不能像图示用点选的方法。


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文件名查找,是我们最常用的方式,

那么优化文件名,当然是我们要随时做的事。

 

怎样进行文件名命名才较容易养成习惯

没有必要掌握什么原则,

唯一的要点就是“根据自己的灵感立即改

而不是等,等一下可能就忘了”。

在文档大师中推荐做法:

  a. 在阅读文档时,突然来了灵感,能立即修改文件名

  b. 能一步就能快速完成重命名,因为越方便,越容易养成习惯

  (快速修改文件名这个习惯可以有!)

 

如下图,在阅读过程中,

认为文件名加上“思想观念与时俱进”

  能更利于自己下次在研究“思想观念”等课题时找,

  直接在文件名框中输入一步即可,没有任何多余的操作

(不需要选“重命名”等操作)


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二、按文件夹展开查找

       统计文件夹内的文件数量、能同时显示子文件夹的文件列表等,

       是对按文件夹展示查找方式的增强,提供更多的信息方便快速识别

 

     1. 文件夹内的文件数量

         如下图,通过数量可以看出自己关注是否足够等

 

     2.同时显示子文件夹的文件列表

         同时显示在一起,方便分析、排查、减少点击次数等        


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文件夹也是最常用的查找方式,能随时重命名和移动等,自然为日久之后的使用做好埋笔。

进一步了解可以看《文件很多、很杂乱,如何才能管理好?》一文

 

三、按文档的全文查找

  有两种全文查找方式:

   1.简单的全文搜索

   2.Google桌面搜索

 

   1.简单的全文搜索

      输入关键字,能查找Office文档、文本文件、PDF等全文,

      显示的结果是文档列表,一般也够用。

     如下图,查找出文档内包括有“个人知识管理”关键字的文档有459个


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    2.Google桌面搜索

        查找结果较好,安装有点小麻烦。虽然多年未更新,但仍支持W10等最新的操作系统。

     如下图,找到了896个文件。

     可以作为分析知识库内文件内容的重要补充手段。


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四、标签

    标签是对文档加上任意有助于自己查找、聚合等用的关键字。

    1. 通过标签列表查看文档

    2. 组合多个标签,进行过滤查找

    3.查找包含有标签关键字的文档

 

    1. 通过标签列表查看文档

         如下图,标签“产品经理”下有7个文档


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    2. 组合多个标签,进行过滤查找

       切换到“多个标签筛选”,点一下“产品经理”,

       再通过查找找到“阿里巴巴”点一下,就组合过滤出1个文档。

       最多支持4个标签的组合过滤。


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    3.查找包含有标签关键字的文档

      如下图,多个标签中包含有“经理”,则一次将包含这些标签的文档显示出来


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五、日期

    日期范围,也是人脑较容易回想起的信息,

    想不起文件名就可以通过日期范围的文档列表进行排查;

    并且,按日期范围显示出文档列表,

    也有助于自己的回顾、检讨等。

 

    如下图,点一下2015年,就可以显示出“2015年读过,

   但2016年从未再次读过”的的文档列表,

    即自2015年读过至今未再读过的文档。


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六、公式

   1. 特殊分类

    2. 自定义公式

 

   1. 特殊分类

       显示在“知识体系”树中的公式,

       主要有:近三天、近一个月、收集箱等。

我最常用的是近三天,收集后有空就看近三天的是否再次阅读了,

       从下图中的“阅”的列,就可以直观看出是否再次阅读了。


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    2. 自定义公式

  显示在“公式”树中的公式。

通过公式,使用文档大师提供的各种属性,

          可以针对复习、回顾等问题设置符合个人情况的公式。

          如下图,显示的是“近90天收集但阅读次数不足2次”的文档,

          这样有利于自己来检讨、克服收藏瘾问题。


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   多种搜索方法熟练使用后,

    遇到需要时就能灵活利用,快速找到文档,

    甚至对知识库进行分析、更好对自己的习惯进行检讨等。


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