OA系统审批邮件业务规则整理

时间:2024-03-05 22:05:28

OA系统自己也做了不少个,OA系统都会涉及审批流程,有审批流程一般都会涉及邮件通知,所以将邮件通知的业务规则整理一下。

 

整理前,先普及两个角色,申请代理人以及审批代理人。

 

申请代理人:顾名思义,如果员工A没空申请相关业务,可以系统设置员工B为A的代理人,代替A去申请相关业务。

 

审批代理人:顾名思义,如果员工C暂时不方便审批,可以设置员工C为A的审批代理人,这样,员工A、C都可以拥有审批的权限。

 

理解完了申请代理人、审批代理人的概念后,开始描述审批流程中邮件的通知规则。

 

业务场景1(提交申请):

 

申请人直接申请(如果代理他人申请,系统界面上可以选择【责任人】),提交业务申请,提交成功后,触发两种类型的邮件

 

1.成功提交邮件(成功提交通知

主送:申请人

抄送:如果为代理申请,抄送责任人

邮件标题:XX系统成功提交通知   【@责任人】的【@业务类型】申请

邮件内容:如果申请人和责任人一致,即直接申请,描述为:xx于某年某月提交了xx,当前审批人xx

                  否则,描述为:【@申请人】代理【@责任人】于某年某月提交了xx,当前审批人xx

                  

 

2.第一级审批人审批邮件(审批通知)

主送:一级审批人,如果存在代理审批人,分别主送一级审批人和代理审批人

抄送:无

邮件标题:XX系统审批通知  【@责任人】的【@业务类型】申请。

 

 业务场景2(业务审批):

 

1.批准通知 (批准通知)

主送:申请人

抄送:当前审批通过人、如果为代理申请,也需抄送代理人

邮件标题:XX系统批准通知  【@责任人】的【@业务类型】申请

邮件内容:XX批准了您的审批,当前审批人是XX

 

2.审批拒绝(审批不批准通知

主送:申请人

抄送:所有之前已经审批过的人、当前的审批人、下一级审批人(由于支持在下一级审批人审批前,可以更改当前审批人的审批结果,例如由通过变为不通过,所以需要通知下一级审批人)

邮件标题:XX系统不批准通知 【@责任人】的【@业务类型】申请

邮件内容:XX不批准您的审批,不批准原因:XXXXXXXXXXXXXXX

 

3.如果审批通过,下一级审批提醒(审批通知)

主送:下一级审批人,如果存在代理审批人,分别主送下一级审批及代理审批人

抄送:无

邮件标题:XX系统审批通知  【@责任人】的【@业务类型】申请

 

4.审批结束(审批结束通知

主送:申请人

抄送:所有审批过的人,如果为代理申请,需要抄送责任人

邮件标题:XX系统审批结束通知  【@责任人】的【@业务类型】申请

 

业务场景3(取消申请)

 

在申请未审批结束前,申请人可以取消申请

1.取消(取消通知)

主送:申请人

抄送:已经审批过的人、当前审批人、当前审批人的审批代理人、如果为代理申请,抄送责任人

邮件标题:XX系统审批取消通知  【@责任人】的【@业务类型】申请

 

 

业务场景4(审批转交)

 

由于审批人离职或者不在对应岗位,可以由审批人后者管理人员转交给他人审批。

两封邮件,分别发送新的审批人和老的审批人,并附上转交原因

邮件标题:XX系统更改审批审批人通知  【@责任人】的【@业务类型】申请

 

业务场景5(每日自动催发审批或者申请人手工点击系统按钮催发)

同审批通知,邮件标题前增加 【审批再次提醒】,并且需要抄送申请人及责任人

 

 

 

附件为邮件的详细内容描述,供参考