第六周 Word目录和索引

时间:2024-02-19 11:11:51
第六周 Word目录和索引
教学时间 2013-4-2
教学课时 2
教案序号 5
教学目标

能正确使用索引、目录等

教学过程:

复习提问

1、脚注和尾注的区别是什么?
2、如何插入脚注和尾注?
3、如何删除所有的脚注和尾注?
4、如何自动添加题注?
5、如何使用交叉引用?

新课

一、目录
  目录就是文档中各级标题以及页码的列表,通常放在文章之前。Word目录分为文档目录、图目录、表格目录等多种类型。

1、创建目录
方法一:通过制表位创建静态目录

方法二:通过标题样式创建目录

(1)选择“插入―引用―索引和目录”命令,点选“目录”选项卡

 

(2)文档内容改变时,运用“更新域”或按“F9”实现更新目录。

(3)我们还可以在“索引和目录”对话框中,单击“选项”按钮,打开“目录选项”对话框,设定其中的功能选项。

注意:需先勾选“样式”选项才可设定各种样式在目录中的级别,Word可设定9个目录级别,而哪个样式为哪一级别则是依字段中输入数字来控制,数字越大则代表该样式级别越低。

方法三:通过大纲级别及其他样式创建目录

  Word2003默认目录也可建自大纲级别,即一段文本若未设置标题样式,但设置了大纲级别,也可生成目录。

打开“大纲”工具栏,可设置“正文文本”为“1级”大纲级别

方法四:通过目录项域创建目录

  目录项,就是可被引用创建为目录的文字。
创建方法:
(1)先选中需要创建目录的文字,按下Alt+Shift+O组合键,弹出“标记目录项”对话框,为目录项选择相应的级别,点击“标记”按钮。

(2)选择“插入―引用―索引和目录”命令,点选“目录”选项卡

(3)单击“选项”按钮,打开“目录选项”对话框,勾选“目录项域”

2、创建图表目录
  图表目录是指文档中的插图或表格之类的目录。图表目录的创建主要依据文中为图片或表格添加的题注。

  图目录也可通过其他样式生成,可以点击“选项”按钮,根据自选样式创建图目录,其设置方法与一般目录相同。

3、修改与更新目录
(1)修改目录

  在“目录”和“图表目录”选项卡的右侧都设有“修改”按钮,可以通过修改目录改变目录的格式,使之满足个性化修饰的要求。

(2)更新目录
  在目录域上单击右键,选择“更新域”或按“F9”,可更新目录。

二、索引
  “索引”就像一条线索,每一条线索对应一份完整的信息,在一本书或一篇文档中索引所扮演的角色相当重要,关键字所传递出的信息让我们不费吹灰之力就能快速找到所需内容。

索引和目录的区别:

  所谓“目录”,就是文档中各级标题的列表,它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于,方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容,同时比较容易了解文章的纲目结构。 
  所谓“索引”,就是以关键词为检索对象的列表,它通常位于文章封底页之前。索引的作用在于,阅读者可以根据相应的关键词,比如人名、地名、概念、术语等,快速定位到正文的相关位置,获得这些关键词的更详细的信息。在我们使用过的中学数理化课本中,最后通常都有索引,列出了重要的概念、定义、定理等,方便我们快速查找这些关键词详细信息。 
  索引侧重于让你找到你要找的文章,目录侧重于显示整篇文章的结构。

1、标记索引项
采用标记索引项方式适用于添加少量索引项。
方法:选择“插入―引用―索引和目录”命令,点选“索引”选项卡,点击“标记索引项”按钮
快捷键为Alt+Shift+X

2、自动索引
  如果有大量关键词需创建索引,需使用自动索引。
  将所有索引项存放在一张双列的表格中,再由自动索引命令导入,实现批量化索引项标记,这个含表格的文档被称为索引自动标记文件。
  双列表格的第一列键入要搜索并标记为索引项的文字,第二列中键入第一列中文字的索引项。
方法:点击“索引”选项卡上的自动标记按钮,打开“打开索引自动标记文件”对话框,选择准备好的索引自动标记文件。

3、创建索引
方法:插入-引用-索引和目录-索引,可利用索引文字插入索引目录

 

三、书签
  若在文件中包含大量的文字数据,那么当别人阅读文件时,必定会因冗长的篇幅而让人丧失阅读兴趣,所以在编辑长篇文档时,我们就可以使用word 提供的“书签”功能,它可以让我们快速找到所需要的数据哦!
1、书签的作用
  书签又称标签,用于在文档中跳转到特定的位置,在定位文档位置时给用户带来很多方便。

2、书签的插入
  要使用书签,首先在文档插入书签,方法如下:
(1)单击要插入书签的位置或者选定要加书签的一段文字。
(2)单击【插入】菜单中的【书签】菜单项,会出现对话框。


(3)在【书签名】下面,键入或选择书签名。
(4)单击【添加】按钮,便为文档添加了一个书签。

◆书签名长度为1-40个字符,必须以字母开头,可包含数字但不能有空格。可以用下划线符号来分隔文字,例如:“书签_1”。

3、利用书签定位 
  要利用书签转到指定的位置,只需打开【书签】 对话框,然后选择一个书签名,单击【定位】按钮即可转到这个书 签的所在位置。用户还可以利用【查找和替换】对话框的【定位】 选项卡来定位。具体方法如下:
(1)单击【编辑】菜单中的【定位】菜单项,弹出【查找和替换】对话框,并自动选中了【定位】选项卡。
(2)在【定位目标】列表框中选择【书签】项,在【请输入书签名】下面的下拉列表框中选择存在的书签名,也可以直接输入已 有的书签名。
(3)单击【定位】按钮,即可转到这个书签的所在位置。

4、显示书签 
  书签可以显示在屏幕上,也可以隐藏起来不显示,这根据用户的喜好。
  要显示文档中的书签,首先单击【工具】菜单中的【选项】命令, 然后单击【视图】标签。在【显示】选项组中,选中【书签】复选框,书签就会显示在屏幕上,书签在屏幕上显示一个方括号,在打印时,代表书签的方括号不会被打印出来,如果在插入书签时没有选中文字,那么书签标记就在一个位置,方括号的两边会合在一起,成为一个“I”形。

5、超级链接到书签: 
  选中文字――超链接――本文档中的位置

6、书签和引用
  可以通过引用书签的位置创建交叉引用。

 

课堂练习5

课堂练习5下载

要求:

1、打开“01静态目录.doc”文件,通过制表位创建如下图所示的目录。

2、打开“02浙江旅游.doc”文件,通过标题样式创建如下图所示的目录。

3、打开“03旅行社.doc”文件,通过设置大纲级别的方式创建如下图所示的目录。

4、打开“04毕业论文.doc”文件,完成如下操作:
(1)为论文正文定义样式和应用样式。
一级标题:样式名为“一级标题”,样式为黑体、三号、居中;
二级标题:样式名为“二级标题”,样式为黑体、小三、1.5倍行距 ;
三级标题:样式名为“三级标题”,样式为楷体、四号、1.5倍行距 。
(2)在第二页中通过为样式设置目录级别来创建论文目录(到三级标题)。

5、打开“05论文.doc”文件,通过设置目录项域的方式在第一页创建如下图所示的目录。

6、打开“06乒乓球.doc”文件,完成如下操作:
(1)使用多级符号对章名、小节名进行自动编号。要求:
 章号的自动编号格式为:第X章(例:第1章),其中:X为自动排序。阿拉伯数字序号。对应级别1。居中显示;
 小节名自动编号格式为:X.Y,X为章数字序号,Y为节数字序号(例:1.1),X,Y均为阿拉伯数字序号。对应级别2。左对齐显示。
(2)对正文中的图添加题注“图”,位于图下方,居中。要求:
 编号为“章序号”-“图在章中的序号”(例如第1章中第2幅图,题注编号为1-2);
 图的说明使用图下一行的文字,格式同编号;
 图居中。
(3)在第一页创建如下图所示的图目录。

7、打开“07论文索引.doc”文件,利用“07自动标记文件.doc”,通过自动标记索引项在第一页为毕业论文创建索引。

8、建立文档“08Example.doc”,由六页组成。其中:
(1)第一页中第一行内容为“浙江”,样式为“正文”;
(2)第二页中第一行内容为“江苏”,样式为“正文”;
(3)第三页中第一行内容为“浙江”,样式为“正文”;
(4)第四页中第一行内容为“江苏”,样式为“正文”;
(5)第五页中第一行内容为“安徽”,样式为“正文”;
(6)第六页为空白;
(7)在文档页脚处插入“第X页 共Y页”形式的页码,居中显示;
(8)使用自动索引方式,建立索引自动标记文件“8MyIndex.doc”,其中:标记为索引项的文字1为“浙江”,主索引项1为“Zhejiang”;标记为索引项的文字2为“江苏”,主索引项1为“Jiangsu”。使用自动标记文件,在文档“08Example.doc”第六页中创建索引。