以构架师的方式撰写技术文档--WORD技巧

软件工程的贯彻执行，逃脱不了文档支持。文档使事情清楚明了，有助于事前的思考，有助于事中的跟进、交流，有助于事后的总结。
然而，技术人员大多对文档撰写深恶痛绝。要么一再推卸，事后补上；要么草草了事，交给文档撰写人员去包装。

我以为，编写技术文档是一大乐事。无论是作分析还是设计或是测试，我都愿意随时文档同步。

因为如果你是在认真地写，在编写文档的同时，你会站在文档客户（看文档的人）的角度，考虑以何种方式、何等内容把事情阐述清楚，在这个过程中，你自己的思路自然也被整理得更加清楚了。一旦事情说清楚了，以后的各方交流就有了基础，不会产生误会，其实是提高了效率。

工欲善其事，必先利其器。下面，我就讲述我在编写WORD文档时，必定使用的法宝技巧。(我发现我曾向我几乎所有的技术、非技术同事介绍这个技巧，因此我想大约大部分看到这篇贴子的人都会为它感到高兴的)

你在编写文档时，是否愿意首先搭建文档的构架，再开始往里面填充内容呢？
如果是，FOLLOW ME.
你是否痛苦地搭建构架，比如设定某行的字体为3号，加粗，以次作为某级标题，然而在需要更改标题的子从关系时，又要痛苦万分地重新设置FONT呢？
如果是，FOLLOW ME.

选择WINWORD主菜单TOOLS(工具)的CUSTOMIZE（自定义）项，在POPUP窗口中选择COMMANDS(命令)页,并在该页面左侧的LIST中选中VIEW（视图）。

接着，在该页面右侧的LIST中，往下寻找，你会发现一组蓝色的箭头，分别为PROMOTE(升级)，DEMOTE(降级)，DEMOTE TO BODY TEXT(降级为正文)，MOVE UP(上移)，MOVE DOWN（下移），就是他们了！

把这组按钮一个个拖到你的WINWORD的工具栏上。关闭POPUP窗口。现在，我们来HAVE AN EXPERIENCE。
1. 新建一个WORD文档。
2. 选择WINWORD主菜单EDIT(编辑)项里面的DOCUMENT MAP（文档结构图），可以看到，WINWORD窗口左侧有一空白栏。
3. 在文档中敲入‘TEST1’。
4. 把光标停在TEST1所在行，用鼠标点击刚才CUSTOMIZE的PROMOTE(升级)按钮。看到了吧，在文档结构图中，出现了'TEST1'。
5. 在文本区的'TEST1'所在行回车，另开一行。并敲入‘TEST2’。
7. 把光标停在TEST1所在行，用鼠标点击刚才CUSTOMIZE的DEMOTE(降级)按钮。可以看到，在文档结构图中，出现了'TEST2'。并且‘TEST2’比'TEST1'靠右一些。不错吧。
8. 现在，按照上述方法，把'TEST2'进行PROMOTE(升级),不用说了吧！

这个技巧很简单，但的确使我们的文档编写方便多了。你可以从容地把文档构架设计到爽为止，再开始填入繁琐的内容。只要构架清楚，怎么填都不怕啦。

注：如果你没有先作构架的习惯，这个技巧就不能向你体现她的所有价值啦。

35 个解决方案

#1

咦，我的贴子那么没人气。

#2

帮你up一下，呵呵。。。

#3

老实讲是很普通的技巧，不过恐怕打击楼主的积极性，因为这实在是一件很了不起的、很无私的事情，希望对其他朋友有用。

#4

7. 把光标停在TEST1所在行，...

应该是“把光标停在TEST2所在行”吧？

#5

呵呵，就是使用大纲视图建立文档而已……

个人认为这么做主要是为了能自动生成目录……
:)

#6

呵呵，学习哦：）

#7

#8

写文档是需要，先列好大纲或提纲，然后填充内容比较好。

#9

8个回复，呵呵，真高兴，zhuma(竹马)说的对，以后我要更加注意交出去东西之前check，谢谢！Rose2000(巴山雾)说的正是我最想表达的，技巧只不过有助于这种方式的实现罢了。我目前没有别的值得推荐给大家的技术，以为这个技巧会对技术高深的大家很有用，见笑了！谢谢！

#10

呵呵，大纲视图
说实话，估计还真有不少人不会用的，我也是在几年前一次偶然的机会看别人的文档才注意到这个东西，挺好的。

#11

呵呵，虽然我会，但是还是鼓励以下楼主吧

#12

学习：）

#13

不错啊，软件好不好，还是要看你怎么去用了

#14

先up一下，改天来看看

#15

写出高质量的文档也是必备的素质.

不知你们知道有没有哪个公司在新员工加入时要培训word的使用技巧?

#16

我们公司是培训excel的使用技巧，
不过感觉以前在学校里学投资分析时都学过了……

#17

写得真好

#18

没有看出来新意。
我前天第一次写方案就是这么做的，还自动生成目录，我还以后大家都会呢，刚开始还不好意思问别人。

#19

恭喜 zgpp(爱人是我的生命)，会写文档的技术人员可是有前途哦。

#20

. 选择WINWORD主菜单EDIT(编辑)项里面的DOCUMENT MAP（文档结构图），

=========>>>>>>

..选择WINWORD主菜单视图项里面的DOCUMENT MAP（文档结构图），

#21

很好啊！！谢啦谢啦 ^_^

#22

谢谢luxyi() ，谢谢summercat(飘轩)　：）

#23

说到word技巧，“审阅”是必不可少的。

这玩意儿最大的好处是能醒目的指出最近一次的变更。
这样，文档的使用人员就不用比较新旧两份文档来寻找变更的地方了。

结合版本保存功能，哈哈，万事OK！！

#24

word文件本身就可以保存版本，详细操作看看帮助就明白了。

#25

看来构架师只要中学毕业水平就可以胜任了！

#26

编写文档还是要有模板，象软件开发文档当然参照ISO标准拉？！

#27

to w_rose(w_rose):
谢谢你up, 我的确觉得中学毕业的人也可以作构架师啊，因为作构架师最最重要的是思维方式。当然，经验也很重要：）

#28

学习

#29

学习。

#30

http://expert.****.net/Expert/topic/2255/2255827.xml?temp=.7005731

关于文档的写作，也可以参考以上的贴子。

#31

拜托，要写就写一些有深度的东东，不要哗众取宠！！！

#32

认为楼主写的好。写文档是很重要的，写好文档也是有技巧的。

#33

怎么写个文档也构架构架的

#34

hehe

#35

还是帮你顶一下.

#1