网易人事&财务主数据治理实践分享

时间:2022-12-27 11:09:35

  主数据是数据之源,是数据资产管理的核心,是信息系统互联互通的基石,是信息化和数字化的重要基础。

  主数据既不是业务数据,也不是业务系统,却是各业务系统所不可或缺的。人事主数据是员工与组织在网易内部的数字化展现形式,财务主数据是业务与财务之间的语言与桥梁。“人事&财务主数据”是企业信息化管理系统的血液,贯穿业务的全流程。

   1 项目背景

  人事主数据主要包含2大部分:人员+组织  

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  人事主数据在网易内部系统的使用场景极其丰富,例如:

  各内部系统的组织架构展示、权限分配与控制等。

  为CORP、POPO、OA等办公系统提供账户信息

  网易各类产品员工认证的校验

  员工服务

  财务主数据的核心是COA数据段,包含:公司、成本中心、费用属性、科目、子目、项目明细、产品等信息。作为网易内部的人力成本核算、费用分摊、内部往来、业务费控以及个人报销等各类业务与财务数据对接的“沟通桥梁”。同时,人事、财务主数据也是数仓的重要基础数据。

  对网易人事&财务主数据使用的场景进行了分析,总结出四类问题:

  (1) “缺”

  数据定义缺失:未对主数据字段含义、属性明 确的定义,影响使用方的理解和正确运用

  组织信息不完整:去少组织划转、合并、拆分的 溯源信息,影响成本、HC等分析的连续性

  员工信息不完整:地址类信息不完整,影响疫情 防控期间的响应效率

  (2) “重”

  数据源重复:OA、EHR、财务系统都对人事、财务主数据进行存储与管理,互相同步,容易出现数据不一致,导致OA审批流程、账务处理异常等

  (3) “慢”

  账号开通不及时:入职当前账号开通不及时,影 响新员工入职体验

  权限回收不及时:离职、转岗后,权限不及时处理,存在信息安全风险

  变更生效不及时:手机号修改后,需要T+1生 效,影响办公网VPN的使用以及重要通知的传达

  (4)“繁”

  主数据消费方多:几乎集团内所有系统都需要使 用人事主数据,且各系统所需数据范围、字段不一, 需要大量接口开发对接的工作量

  人工数据排查:当出现数据问题时,需要人工分 析数据链路,数据变更历史,效率极低

  为了让大家能更好的理解解决这四类问题对于网易人事&财务主数据的重要性,我列举几个来自业务方与员工实际的声音:

  “对接员工数据文档中职位与岗位是什么关系,我的这个场景应该是用哪个?”

  “这个员工应该是在杭州,为什么公摊费用会在北京?”

  “为什么今早入职的员工,这些账号还没有开通?”

  “XX已经离职了,权限还在,我们系统需要有个自动关闭账号的接口。”

  “我在OA上已经改了手机号,为什么小易助手VPN的短信验证码还是收不到?”

  “我们产品打算给网易员工赠送一年会员福利,有没有办法知道哪些用户是网易员工?”

  … …

   2 项目目标

  我们的目标是通过实现主数据管理标准体系来解决这些问题,建设思路分为四个阶段:  

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  通过标准体系的构建,规范化主数据的定义与解释

  在标准的体系上,构建主数据平台

  通过主数据平台与各个业务系统进行数据服务集成

  不断的完善并推进运营体系的建立

   3 项目方案

  阶段一:标准体系构建

  在标准体系构建中,我们的核心是对主数据进行分类、分级管理,梳理出各个数据的定义与解释。

  (1)数据分类标准

  分类依据: 类型与含义。例如:组织类、基础人事类、个人隐私类、基础财务主数据类等

  分类颗粒度: 大类、子类。分为2级,按照字段含义区分不同的子类

  (2)数据分级标准

  分级标准: 按照信息敏感等级划分为:内部绝密、内部机密、内部使用、公开

  (3)字典与编码的标准

  编码规则:根据编码类数据的类型,制定相应的编码规则。例如:流水编码、语义化编码等

  字典规则:字典类数据定义存储类型、范围边界、多语言标准等

  一致性:主数据的编码、字典码自始自终保持一致,不可变更

  案例一:成本中心编码优化改造

  主数据编码是应用系统中的重要数据类型之一,通常用来描述某一具体对象及其特征。常见的编码方式包括固定码、流水码、日期码、特征码、动态流水码等。

  通常会根据描述的对象特点采用不同的编码方式,如果编码方式设计不当,将会使主数据编码失去意义,甚至会带来额外的麻烦。大家可以结合邮政编码的设计规则体会一下。

  回到案例本身,成本中心编码是使用最为频繁且数据链路最为复杂的一类数据,运用在账务处理、成本分析等重要场景。

  OA系统、EHR系统、财务系统中的成本中心编码规则不一致,OA为固定7位字符编码,EHR为无限长度字符编码,财务系统位固定10位字符编码。主数据平台需要建立三套编码规则的映射关系。

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  由于成本中心编码与部门编码强耦合,导致部门架构只能到三级,无法支持四、五级部门的扩充,从而影响业务的组织发展规划,同时无法满足精细化账务处理的诉求。

  我们的解决方案是:成本中心编码与部门编码解耦,同时将成本中心编码语义化。制定新的编码规则,整体长度10位:  

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  经过改造优化后,组织编码与成本中心编码得以解耦,同时也满足了业务对组织架构扩充层级与精细化账务处理的诉求。

  成本中心的改造优化,又引申出COA的架构调整。

  案例二:COA架构调整

  成本中心属于COA中的一个数据段,在对成本中心编码改造过程中,我们也重新审视了COA的架构设计,为了提高账务处理效率以及实现精细化管理,对COA架构做了以下优化:

  精简,将十段改为九段,取消地点、收入类别、行业名称等非通用字段,增加子科目段

  编码优化,案例一中的成本中心编码优化

  灵活搭配,支持成本中心与费用属性多对多搭配

  默认匹配,预设默认产品、费用属性  

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  阶段二:主数据平台搭建

  在标准体系之上,我们搭建了主数据平台,支持实时、离线两种类型,通过统一的API 平台对外提供服务,并在服务上层做了账户与权限管理、流量控制,对接方可以根据自己的需求,灵活调用。  

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  在主数据管理层,我们对主数据做了数据建模,实现CRUD的标准化操作,并增加了运维、审计功能。同时通过猛犸平台,对离线数据进行预处理,提升接口响应效率。涵盖了飞轮CoreHR、外包协作、海外CoreHR、财务系统这四个核心数据源。

  阶段三:数据服务集成

  基于主数据标准和主数据平台,制定了数据服务集成的标准与对接模式。分为两部分,上面是主要的主数据生产场景,通过主数据平台,各个业务系统有4个方式对主数据进行消费。  

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  阶段四:运营体系建立

  为了主数据能够更加合规、有效的被使用,我们收集了数据owner方、内审内控、安全部的意见,制定了主数据的运维体系,并在内部进行试行。在业务出海的大背景下,结合安全部的规定,加入了数据处境管理办法。

  (1)数据信息安全制度

  申请与使用制度:按照数据分级,定义各个等级的数据申请流程和使用制度

  (2)数据接口规范

  接口使用规范:制定接口上线、线上巡检、频率控制、审计日志等规范

  (3)数据出境管理

  范围定义:根据《网络安全法》与数据分类、分级标准,明确可出境数据范围

  流程定义:制定数据出境评估、申请与审批流程

   4 项目成果  

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  通过全面的洞察分析,与各数据owner方一同,提高数据质量,对主数据在业务过程中进行质量管理,完善质量指标与预警体系,保障主数据的安全、可靠。同时与集团内审部、安全部的紧密配合,完善主数据管理制度。