Dynamics 365 使用 Word 模板创建标准化文档

时间:2024-02-21 16:44:24

  使用 Word 模板创建标准化文档

 

步骤 1:创建 Word 模板

Dynamics 365 中有三个位置您可以创建 Word 模板:

  • 从“设置”页。 转到设置 > 模板 > 文档模板 > 新建()。 您需要具有足够的权限来访问“设置”页面,例如系统管理员或系统定制员。
  • 从记录中。 打开一个记录,例如“销售”中的客户。 转到销售 > 客户 > 我的可用客户。 单击客户打开它,然后单击更多 () > Word 模板 > 创建 Word 模板。 此处创建的模板为个人模板,仅供创建模板的用户使用。
  • 从记录列表。 例如,转到销售 > 客户 > 我的可用客户。 选择一个客户,然后单击更多 () > Word 模板 > 创建 Word 模板

      

要删除个人文档模板,请执行以下操作:

  1. 单击“高级查找”。
  2. 对于查找,选择个人文档模板
  3. 单击结果 (!)。
  4. 选择要删除的个人文档模板,然后单击“删除”()。

 

在单击创建 Word 模板后,请选择用于筛选的实体,然后单击 Word 模板 > 选择实体

 

 

 

 

关系选择页将显示

 

 

下载模板

单击选择实体页面的下载模板,使用导出的包括为 XML 数据的实体在本地计算机上创建 Word 文件。

 

步骤 2:启用“开发人员”选项卡

 

打开 Word 模板文件。 此时,文档看似为空。

 

 

要查看和添加 Dynamics 365 XML 数据,需要启用 Word“开发人员”选项卡。

  1. 转到文件 > 选项 > 自定义功能区,然后启用开发人员

 

 

 

 

 

重要! 已知问题和如何避免

Dynamics 365 生成的 Word 模板和 Office Word 存在已知问题。 在下一节,您将添加 XML 内容控件字段到 Word 模板。

Warning

某些情况可能导致 Word 冻结,需要您使用 任务管理器 停止 Word:

  • 图片纯文本外,您插入内容控件。
  • 您进行文本更改,例如更改大小写或添加文本到内容控件。 这些更改可以通过自动更正以及用户编辑发生。 默认情况下,Microsoft Word 自动更正大写句子。 在添加内容控件字段时,Word 将它视为新句子,当焦点从字段移开时将它变为大写。

若要阻止控件字段的问题,请执行以下操作:

只将字段添加为纯文本或图片

  1. 您使用 XML 映射窗格添加 Dynamics 365 实体字段到您的 Word 模板。 请确保只将字段添加为纯文本图片

 

不要对添加的内容控件进行任何文本更改

  1. 可对内容控件字段进行格式更改,例如加粗文本,但是不能进行其他文本更改,包括大写更改。

 

关闭更正自动

1.在 Word 中打开模板文件,转到文件 > 选项 > 校对 > 自动更正选项

 

 

 

  1. 取消选择大写句子第一个字母自动使用拼写检查功能的建议

 

 

 

 

 

  1. 取消选择自动套用格式根据键入自动套用格式选项卡的使用破折号 (-) 的连字符 (--)

 

 

 

4.单击确定

如果您按照上面的建议,则准备定义 Word 模板。

步骤 3:定义 Word 模板

使用 XML 映射窗格使用 Dynamics 365 实体字段定义 Word 模板。

  1. 在您的 Word 模板中,单击开发人员 > XML 映射窗格

 

 

将选择默认 XML 架构。

 

 

 

  1. 选择 Dynamics 365 XML 架构。 其将以“urn:microsoft-crm/document-template/”开头

 

 

 

 

  1. 3.     展开 Dynamics 365 实体,右键单击实体字段,然后单击插入内容控件 > 纯文本

 

 

 

 

Dynamics 365 实体字段添加到 Word 模板。

您输入的一些内容控件字段可能包含多个数据行。 例如,客户有多个联系人。 若要包括所有数据在您的 Word 模板,请设置内容控件字段为重复。

设置要重复的内容控件字段

  1. 将包含重复数据的字段放到表行中。
  1. 选择模板中的整个表行

 

 

3.在此 XML 映射窗格中,右键单击包含内容控件字段的关系,然后单击重复

 

 

步骤 4:将 Word 模板重新上载到 Dynamics 365

当您以所需方式构建 Word 模板后,保存它,以便您可以将其上载到 Dynamics 365。

对新创建的 Word 模板的访问取决于您上载模板的方式以及授予安全角色的访问权限。 请务必查看使用安全角色控制对模板的访问

Dynamics 365 管理员可使用”设置“页将 Word 模板上载到 Dynamics 365。 在”设置“中上载的模板对 Dynamics 365 组织中的所有用户均可用。

对于管理员:将 Word 模板上载到 Dynamics 365

  1. 在 Dynamics 365 中,转到设置 > 模板 > 文档模板
  2. 单击上载
  1. 单击上载模板
  2. 将 Word 文件拖到对话框中或浏览到该文件。

非管理员用户可以从记录列表上载其自己使用的模板。

对于需要创建个人模板的非管理员或管理员:将 Word 模板上载到 Dynamics 365

  1. 在 Dynamics 365 中,打开包含记录列表的页面,例如,”销售“中的客户列表。
  2. 选择一个项目(如客户),单击更多 () > Word 模板 > 创建 Word 模板
  1. 单击 Word 模板 > 上载
  1. 将 Word 文件拖到对话框中或浏览到该文件。
  2. 单击上载

步骤 5:从 Word 模板生成文档

若要使用已创建的 Word 模板,执行以下操作:

  1. 打开带有要创建文档的信息的记录。 例如,打开”销售“中的客户记录。
  2. 单击更多 () > Word 模板,然后在 Word 模板下然后选择您创建的模板。

如果创建的模板不可见,有两种可能性:

    1. 仅显示为选定记录类型(实体)创建的模板。 例如,如果打开商机记录,则不能看到您使用客户实体创建的模板。
    2. 需要刷新 Dynamics 365 以查看模板。 请刷新您的浏览器或关闭并重新打开 Dynamics 365。

在您选择 Word 模板后,Dynamics 365 从您选择的记录创建 Word 文档。